Wechseln ohne Stillstand.
Testmigration, Parallelbetrieb, fester Go-live-Termin: Wir übernehmen Ihre Daten aus dem bisherigen System, Sie prüfen das Ergebnis, bevor es zählt – und die Ausleihe läuft weiter.
Testmigration mit Ihren echten Daten Festpreis statt Stundenkonto 6 Monate Hypercare
Ein Wechsel mit festem Plan.
Ein Bibliotheksmanagementsystem wechselt man nicht oft – und es hängt fast alles daran. Deshalb behandeln wir die Migration als eigenes Produkt – mit festem Ablauf, festen Prüfpunkten und festem Preis.
Fester Go-live-Termin
Den Umstellungstermin legen wir im Feinkonzept gemeinsam fest – passend zu Ihren Schließtagen, Ferien und dem Ende Ihres Altvertrags.
Erst prüfen, dann umstellen
Sie sehen Ihre migrierten Daten in einem eigenen Testsystem, bevor irgendetwas live geht. Umgestellt wird erst nach Ihrer schriftlichen Abnahme.
Die Ausleihe läuft weiter
Die finale Übernahme erfolgt an einem Schließtag oder Wochenende. Ausweise, Mediennummern und Etiketten bleiben gültig.
Sechs Schritte bis zum sicheren Betrieb.
Vom ersten Workshop bis zum Go-live vergehen typischerweise drei bis sechs Monate – abhängig von Datenmenge, Zahl der Zweigstellen und Schnittstellen. Die Angaben je Schritt sind Richtwerte.
Analyse & Feinkonzept
Wir nehmen Datenbestand, Ausleihregeln, Gebührenordnung, Geräte und Schnittstellen auf und legen das Mapping fest. Ergebnis: Feinkonzept und Projektplan mit Go-live-Termin.
ca. 3–4 WochenTestmigration
Vollständiger Probelauf mit Ihren echten Daten in einem eigenen Testsystem – inklusive Datenqualitätsbericht und Korrekturschleifen, bis alles stimmt.
ca. 4–8 WochenAbnahme durch die Bibliothek
Ihr Team prüft anhand von Prüflisten und Stichproben: Kontostände, offene Ausleihen, Vormerkwarteschlangen, Gebührensalden. Erst Ihre Freigabe gibt den Weg frei.
ca. 2 WochenSchulung
Vertiefte Schulung für Administrator:innen, Train-the-Trainer für Multiplikator:innen aus Ihrem Team und Online-Kurse für alle – in einer Schulungsumgebung mit Ihren Daten.
ca. 2–4 Wochen, parallel zur AbnahmeParallelbetrieb & Go-live
Finale Übernahme der Bewegungen seit der Testmigration an einem Schließtag oder Wochenende, Inbetriebnahme der Geräte vor Ort, Begleitung am ersten Öffnungstag.
ca. 1–2 WochenHypercare
Feste Ansprechperson, bevorzugte Bearbeitung Ihrer Anfragen und regelmäßige Abstimmungstermine, bis sich der neue Alltag eingespielt hat.
6 Monate ab Go-liveWas wir aus Ihrem bisherigen System übernehmen.
Alles, was Sie für den laufenden Betrieb und für Ihre Berichte brauchen – geprüft, bereinigt und mit Summenabgleich.
Titeldaten
Katalogisate mit Normdatenverknüpfungen und Lokaldaten wie Systematik und Notation.
Exemplardaten
Mediennummern, Signaturen, Standorte, Status und Zugangsdaten – vorhandene Etiketten bleiben gültig.
Benutzerdaten
Stammdaten, Ausweisnummern, Benutzergruppen, Sperren und dokumentierte Einwilligungen.
Ausleih- und Vormerkdaten
Offene Ausleihen mit Fälligkeit und Verlängerungen, Vormerkungen mit Warteschlangenposition.
Gebühren
Offene Gebührenposten mit Bezug zur Ausleihe, Teilzahlungen und erreichte Mahnstufen.
Erwerbungsdaten
Offene Bestellungen, Abonnements und Fortsetzungen sowie der Lieferantenstamm.
Etatdaten
Haushaltsstellen mit Ansatz sowie gebundenen und ausgegebenen Mitteln des laufenden Jahres.
Statistik-Historie
Kennzahlen der Vorjahre, damit Zeitreihen und DBS-Vergleiche lückenlos bleiben.
Abgeschlossene Ausleihen einzelner Personen übernehmen wir nur, wenn Ihre Benutzungsordnung das vorsieht. Standardmäßig fließen sie anonymisiert in die Statistik-Historie ein.
Von welchem System kommen Sie?
Wir übernehmen Daten aus allen verbreiteten Bibliothekssystemen und aus Eigenlösungen. Die Tabelle zeigt typische Exportwege – welcher bei Ihnen passt, klären wir in der Analysephase.
| Bisheriges System | Titel- und Exemplardaten | Benutzer-, Ausleih- und Gebührendaten |
|---|---|---|
| SISIS-SunRise | MARC21-Export, ggf. MAB2 | Datenbank-Export |
| BIBLIOTHECAplus / BIBLIOTHECAnext | MARC21-Export | Datenbank-Export oder CSV |
| BIBDIA | MARC21- oder Datenbank-Export | Datenbank-Export oder CSV |
| WinBIAP | MARC21-Export | Datenbank-Export |
| Koha | MARC21 (natives Format) | Datenbank-Export oder Berichte als CSV |
| aDIS/BMS | MARC21-Export | Datenbank-Export oder CSV |
| Eigenlösungen, Access, Excel | CSV oder XLSX mit Spaltenzuordnung | CSV oder XLSX mit Spaltenzuordnung |
Ihr System ist nicht dabei? Kein Problem – entscheidend ist, dass sich die Daten in einem strukturierten Format exportieren lassen. Wo ein Datenbank-Export nötig ist, stimmen wir das Vorgehen mit Ihnen und Ihrem bisherigen Anbieter ab.
Festpreis statt offener Stundenkonten.
Einrichtung und Migration bieten wir zum Festpreis an. Er richtet sich nach Datenmenge, Zahl der Zweigstellen und Schnittstellen und steht vor Projektstart verbindlich im Angebot. Korrekturschleifen in der Testmigration sind darin enthalten – nicht nachträglich abgerechnet.
- Analyse, Feinkonzept und Projektplan
- Testmigration mit Datenqualitätsbericht und Korrekturschleifen
- Begleitung der Abnahme mit Prüflisten
- Schulung für Administration und Multiplikator:innen
- Go-live-Begleitung und 6 Monate Hypercare
Typische Risiken und wie wir sie abfangen.
Lückenhafte Altdaten
Nach jeder Testmigration erhalten Sie einen Datenqualitätsbericht: fehlende Pflichtfelder, ungültige Werte, verwaiste Exemplare, abgelaufene Konten – als Liste zum Abarbeiten.
Dubletten
appac erkennt doppelte Benutzerkonten und Titel. Zusammengeführt wird nach Ihrer Freigabe, nicht automatisch – damit keine Ausleihe und keine Gebühr verloren geht.
Abweichende Salden
Summenabgleich vor und nach der Übernahme: Offene Gebühren, Ausleihen und Vormerkungen je Zweigstelle und Benutzergruppe müssen auf den Cent und auf das Stück übereinstimmen.
Probleme am Stichtag
Rollback-Plan mit definiertem Rückfallpunkt: Ihr Altsystem bleibt bis zur endgültigen Freigabe unverändert, ein Zurückschalten ist bis dahin jederzeit möglich.
Geräte und Schnittstellen
Selbstverbucher, RFID, Kassenterminals und SAP binden wir schon in der Testumgebung an und testen sie dort – nicht erst am Tag der Umstellung.
Unsicherheit im Team
Multiplikator:innen aus Ihrem Team, eine Schulungsumgebung mit Ihren eigenen Daten und Hypercare mit fester Ansprechperson nehmen die Sorge vor dem ersten Tag.
Ihre Daten gehören Ihnen. Auch am Vertragsende.
Wer heute wechselt, sollte morgen wieder wechseln können. Deshalb ist der vollständige Export bei appac keine Sonderleistung, sondern eine Funktion – und das Vertragsende ist im Vertrag geregelt, bevor es beginnt.
- Vollexport jederzeit durch die Bibliothek selbst – ohne Ticket und ohne Zusatzkosten.
- Standardformate: MARC21 für Titeldaten, CSV, JSON und XML für alle übrigen Daten, mit dokumentiertem Datenmodell.
- Exit-Klausel: Nach Vertragsende bleibt Ihr Exportzugang 90 Tage bestehen; auf Wunsch unterstützen wir die Übergabe an das Folgesystem.
- Nachweisbare Löschung aller Daten nach Ablauf dieser Frist – mit Löschprotokoll.
- Kein proprietäres Format, keine Exportgebühr, keine Abhängigkeit von uns.
Fragen zum Wechsel
Wie lange dauert der Wechsel zu appac?
Typischerweise drei bis sechs Monate vom Projektstart bis zum Go-live – abhängig von Datenmenge, Zahl der Zweigstellen und Schnittstellen. Den verbindlichen Termin legen wir im Feinkonzept gemeinsam fest.
Müssen wir die Bibliothek für die Umstellung schließen?
In der Regel nicht. Die finale Übernahme planen wir an einem Schließtag oder Wochenende; übertragen werden dann nur noch die Bewegungen seit der letzten Testmigration. Für die Stunden der Umstellung steht die Offline-Notverbuchung bereit.
Bleiben Ausweise, Mediennummern und RFID-Etiketten gültig?
Ja. Ausweis- und Mediennummern übernehmen wir unverändert. Vorhandene RFID-Etiketten lassen sich in der Regel weiter nutzen; welches Datenmodell auf Ihren Etiketten liegt, prüfen wir in der Analysephase.
Brauchen wir für den Export unseren bisherigen Anbieter?
Das hängt vom System ab. Viele Exporte kann die Bibliothek selbst erstellen. Wo ein Datenbank-Export nötig ist, stimmen wir das Vorgehen mit Ihnen und Ihrem bisherigen Anbieter ab. Laufzeit und Kündigungsfrist Ihres Altvertrags berücksichtigen wir im Projektplan.
Planen wir Ihren Wechsel.
Im ersten Gespräch klären wir Ausgangssystem, Datenmenge und Wunschtermin – unverbindlich und mit einer ersten Einschätzung zu Ablauf und Festpreis.