Ausschreibungs-ready. Von der Markterkundung bis zum Zuschlag.
Für öffentliche Auftraggeber: vergabefähige Unterlagen, ein Vertragswerk nach EVB-IT, messbare Service-Level und ein nachvollziehbares Lizenzmodell. Damit Ihre Vergabestelle prüfen kann, statt nachfragen zu müssen.
EVB-IT Cloud akzeptiert 99,9 % Verfügbarkeit mit Gutschriften Testsystem inklusive
Verträge, die Ihre Vergabestelle kennt.
appac akzeptiert die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) als Vertragsgrundlage. Für den Betrieb als Cloud-Dienst passt EVB-IT Cloud. Schreiben Sie Einrichtung, Migration und Betrieb als Gesamtleistung aus, arbeiten wir auch mit dem EVB-IT Systemvertrag mit Cloudleistungen.
Leistungsbeschreibung, Service-Level und Datenschutzunterlagen sind so aufgebaut, dass Sie sie unmittelbar als Vertragsanlagen verwenden können.
Vertragsbestandteile
- EVB-IT Cloud bzw. EVB-IT Systemvertrag mit Cloudleistungen
- Leistungsbeschreibung und Service-Level-Vereinbarung als Anlage
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO
- Exit-Regelung mit Vollexport in Standardformaten
- Eigene AGB gelten nur nachrangig und ergänzend
Ihr Anforderungskatalog, Kategorie für Kategorie.
Die Übersicht folgt der typischen Gliederung eines Anforderungskatalogs für Bibliotheksmanagementsysteme. Ihren konkreten Katalog beantworten wir Punkt für Punkt – mit Verweis auf Leistungsbeschreibung und Demo-Szenario.
| Kategorie | Was appac im Standard mitbringt |
|---|---|
| Ausleihe Funktionen: Theke | Verbuchung per Barcode und RFID, Stapelverbuchung, Verlängerung, Rückgabe mit Transporterkennung, Vormerkungen, Fernleihe, Leihfristen nach Öffnungstagen, Offline-Notverbuchung. |
| Erwerbung Funktionen: Erwerbung | Alle gängigen Bestellarten, Etatüberwachung ab Bestelleingabe, Lieferantenstamm, Zeitschriftenverwaltung, Rechnungsprüfung, E-Rechnung, Haushaltsjahresabschluss. |
| Katalogisierung Funktionen: Katalog | MARC21-Editor und RDA-Formular, Fremddaten aus K10plus und DNB per SRU, GND, Exemplarverwaltung, Massenänderungen, Etiketten und RFID-Label. |
| Auswertungen Funktionen: Statistik | Live-Dashboard je Zweigstelle, DBS-Meldung, Monats- und Jahresstatistik, Report-Builder mit Vorlagen, Export als CSV, XLSX, ODF und PDF. |
| Druck | Quittungen, Mahnschreiben, Leistungsbescheide, Transportzettel, Etiketten und Ausweise; Vorlagen mit eigenem Briefkopf, Ausgabe als PDF, Belegdruck abschaltbar. |
| Usability Barrierefreiheit | Browseroberfläche ohne Installation, vollständige Tastaturbedienung mit Kürzeln, Deutsch und Englisch, tablet-tauglich, barrierefrei nach WCAG 2.1 AA. |
| Schnittstellen Funktionen: Schnittstellen | SIP2/NCIP, ZVT, SAP (IDAT, MDAT, BDAT, BAPI-PO), ePayBL, SRU/Z39.50, OAI-PMH, Onleihe, OverDrive, filmfriend, Melderegister, REST-API nach OpenAPI 3. |
| Kasse Funktionen: Kasse | Kassenbuch, Tagesabschluss je Kasse und Person, Sammelabschluss mit Safebag, Storno im 4-Augen-Prinzip, Anbindung einer TSE nach § 146a AO, bar, Girocard, Kreditkarte und ePayBL. |
| Datenschutz & IT-Sicherheit Sicherheit & Datenschutz | Betrieb auf eigenen Root-Servern bei Hetzner in Deutschland (Rechenzentrum nach DIN ISO/IEC 27001:2022), Server-Betrieb nach BSI-Standards, Backup alle 2 Stunden, AVV, TOMs, Löschkonzept, nicht abschaltbares Audit-Log, Verschlüsselung (TLS ab 1.2), Zertifizierungsfahrplan nach ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz. |
| Rollen & Rechte Funktionen: Rollen | Rollenmatrix je Modul, Organisationseinheit und Zeitraum, Vertretungen, Single Sign-on (SAML 2.0, OpenID Connect), Mehr-Faktor-Authentifizierung, 4-Augen-Prinzip. |
| Lizenzen Lizenzmodell | Unbegrenzte Zahl an Endnutzer:innen, flexible Fachanwender-Lizenzen, Test- und Schulungssystem inklusive. |
| Migration & Hosting Wechsel & Migration | Testmigration, Abnahme durch die Bibliothek, Parallelbetrieb, Festpreis; Betrieb als Software-as-a-Service mit Datensicherung und Wiederanlaufplan. |
| Pflege & Support Service-Level | Updates im laufenden Betrieb mit Release-Notes, deutschsprachiger Support mit Ticketportal, Störungsklassen mit Reaktionszeiten, Hypercare nach dem Go-live. |
Muss-Kriterien Ihres Katalogs kennzeichnen wir in unserer Antwort gesondert. Wo eine Anforderung über Konfiguration statt über den Standard erfüllt wird, sagen wir das ausdrücklich.
Zusagen, die im Vertrag stehen.
Messbar, mit klaren Störungsklassen und mit Gutschriften, wenn wir eine Zusage nicht einhalten.
Störungsklassen und Reaktionszeiten
| Störungsklasse | Reaktionszeit | Wiederherstellung |
|---|---|---|
| Betriebsverhindernd Ausleihe und Rückgabe sind an keinem Standort möglich. | 30 Minuten | 4 Stunden |
| Betriebsbehindernd Eine wesentliche Funktion ist gestört, eine Umgehung ist möglich – z. B. Mahnlauf oder eine einzelne Schnittstelle. | 2 Stunden | 1 Arbeitstag |
| Leichte Störung Einzelne Funktion eingeschränkt oder Darstellungsfehler ohne Auswirkung auf den Betrieb. | 1 Arbeitstag | mit dem nächsten regulären Update |
Reaktionszeiten gelten innerhalb der Servicezeiten. Störungen nehmen wir über das Ticketportal rund um die Uhr entgegen.
Gutschriften
| Verfügbarkeit im Monat | Gutschrift auf die Monatsgebühr |
|---|---|
| unter 99,9 % | 5 % |
| unter 99,5 % | 10 % |
| unter 99,0 % | 25 % |
Weitere Zusagen
- Updates im laufenden Betrieb, angekündigt mindestens eine Woche vorher mit Release-Notes.
- Antwortzeiten: Verbuchung unter 1 Sekunde, OPAC-Suche unter 2 Sekunden.
- Status-Seite mit aktueller Verfügbarkeit und Störungsmeldungen.
- Monatlicher SLA-Bericht als Grundlage für Gutschriften – ohne dass Sie ihn anfordern müssen.
Alle Unterlagen in einem Paket.
Was Vergabestellen und Datenschutzbeauftragte typischerweise anfordern, stellen wir gebündelt bereit – auf Anfrage, kostenfrei und auch schon für die Markterkundung.
Leistungsbeschreibung
Funktionsumfang aller Module, Betriebsleistungen und Mitwirkungspflichten – als Vertragsanlage geeignet.
Auf AnfrageAuftragsverarbeitung (AVV)
Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Auf AnfrageTOMs
Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.
Auf AnfrageBarrierefreiheitserklärung
Für Oberfläche, OPAC und Bürger-App nach BITV 2.0 und WCAG 2.1 AA.
Auf AnfrageSicherheitskonzept
Informationssicherheit auf Basis IT-Grundschutz, mit Zertifizierungsfahrplan nach ISO 27001.
Auf AnfrageLöschkonzept
Löschfristen je Datenart, Anonymisierung und Nachweis der Löschung.
Auf AnfrageSchnittstellenbeschreibung
REST-API nach OpenAPI 3, SIP2/NCIP, SAP, ePayBL, ZVT und weitere – mit Datenformaten.
Auf AnfrageSchulungskonzept
Schulungsplan für Administration, Multiplikator:innen und Online-Lernangebote.
Auf AnfrageEinfach zu kalkulieren. Einfach zu vergleichen.
Keine Lizenz je Leser:in, keine Zusatzkosten für das Testsystem, keine Überraschungen bei der Verlängerung.
Unbegrenzte Endnutzer
Leser:innen, OPAC- und App-Nutzung werden nicht lizenziert – egal, wie viele Ausweise Sie ausgeben.
Flexible Fachanwender-Lizenzen
Zugänge für Ihr Team passen Sie an, wenn sich Ihre Organisation ändert – nach oben wie nach unten.
Testsystem inklusive
Ein dauerhaftes Test- und Schulungssystem gehört zu jedem Vertrag – ohne Aufpreis.
Fair im Verfahren, offen davor.
Vor einem Verfahren beantworten wir gern alle Fragen – damit Sie Ihre Leistungsbeschreibung auf einer realistischen Marktkenntnis aufbauen können. Während eines Verfahrens halten wir uns strikt an die Vorgaben Ihrer Vergabeunterlagen.
- Teilnahme an Markterkundungen und Beantwortung von Fragebögen – unverbindlich und ohne Vorfestlegung.
- Teststellung oder Präsentation anfragbar: online oder vor Ort, anhand Ihrer eigenen Szenarien.
- Während eines laufenden Verfahrens kommunizieren wir ausschließlich über den von Ihnen vorgesehenen Weg.
Markterkundung
Fragebogen, Gespräch, Klick-Demo und Bieterpaket – damit Sie Anforderungen und Budget realistisch einschätzen.
Teststellung & Präsentation
Testzugang mit Demodaten oder Vorführung Ihrer Szenarien – so, wie es Ihre Vergabeunterlagen vorsehen.
Erfüllungsmatrix & Preisblatt
Antwort Punkt für Punkt auf Ihren Anforderungskatalog, mit Festpreis für Einrichtung und Migration.
Projektstart
Kick-off, Feinkonzept und Projektplan mit festem Go-live-Termin.
Fragen aus Vergabestellen
Welche Vertragsgrundlage akzeptieren Sie?
Wir akzeptieren EVB-IT Cloud und – bei Ausschreibung als Gesamtleistung – den EVB-IT Systemvertrag mit Cloudleistungen. Auftragsverarbeitungsvertrag, TOMs und Service-Level liefern wir als Anlagen mit.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Auf eigenen, dedizierten Root-Servern bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland; das Rechenzentrum ist nach DIN ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Zugriff hat ausschließlich appac, kein Anbieter aus einem Drittstaat. Alle Unterauftragsverarbeiter sind im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt.
Ist appac nach ISO 27001 zertifiziert?
appac folgt einem Zertifizierungsfahrplan nach ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz. Den aktuellen Stand und die vorhandenen Nachweise legen wir im Bieterpaket offen. Wir nennen nur Zertifikate, die tatsächlich vorliegen.
Können wir appac vor oder während der Ausschreibung testen?
Die Klick-Demo steht jederzeit frei zur Verfügung. Eine Teststellung oder Präsentation bieten wir im Rahmen der Markterkundung an – oder im Verfahren selbst, wenn Ihre Vergabeunterlagen das vorsehen.
Wie setzen sich die Kosten zusammen?
Aus einer monatlichen Pauschale, die sich nach der Größe Ihrer Bibliothek richtet, und einem einmaligen Festpreis für Einrichtung und Migration ab 990 €. Alle Tarife finden Sie offen auf unserer Preisseite.
Bieterpaket anfordern.
Wir senden Ihnen Leistungsbeschreibung, AVV, TOMs und alle weiteren Unterlagen – für Ihre Markterkundung oder Ihr Verfahren.