Häufige Fragen
Kurze Antworten auf das, was Bibliotheksleitungen, IT-Verantwortliche und Vergabestellen vor einer Entscheidung wissen wollen. Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie uns.
Was appac ist und kann
Was ist appac?
appac ist ein cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem für öffentliche Bibliotheken – mit eigener Bürger-App und Web-OPAC. Ihr Team arbeitet im Browser, ohne Installation und ohne eigene Server. Scanner, RFID-Pads und Bondrucker an der Theke werden direkt angebunden.
Welche Module gehören dazu?
Theke und Ausleihe, Vormerkungen und Fernleihe, Benutzerverwaltung, Gebühren und Kasse, Mahnwesen, Katalog mit MARC21 und RDA, Erwerbung und Etat, Zweigstellen und Fahrbibliothek, Statistik mit DBS-Bericht sowie Rollen und Rechte. Alle Module sind in jedem Tarif enthalten.
Gibt es Familienausweise?
Ja. Ein Hauptausweis kann Unterausweise für Partner:in und Kinder haben. Gebühren und Benachrichtigungen laufen auf Wunsch über den Hauptausweis, an der Theke wird für die ganze Familie in einer Sitzung verbucht, und in der Bürger-App sehen Eltern die Ausleihen ihrer Kinder. Tarif und Regeln legen Sie selbst fest.
Bietet appac auch eine Website für unsere Bibliothek?
Ja, als optionalen Baustein: ein Website-CMS, dessen Inhalte direkt mit appac verbunden sind – Katalogsuche, Neuerwerbungen, Öffnungszeiten und Veranstaltungen pflegen Sie nur einmal. Die Website läuft mit eigener Domain auf unseren Servern in Deutschland.
Welche Schnittstellen unterstützt appac?
Unter anderem SIP2 und NCIP für Selbstverbucher, RFID und Sortieranlagen, SRU und Z39.50 für Fremddaten aus K10plus und DNB, die GND, OAI-PMH, ZVT für Kartenterminals, ePayBL für Online-Zahlungen, SAP für die Stadtkasse sowie Onleihe, OverDrive und filmfriend. Für eigene Anbindungen gibt es eine dokumentierte REST-API nach OpenAPI 3.
Hosting, Datenschutz und Verfügbarkeit
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Auf eigenen, dedizierten Root-Servern bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Das Rechenzentrum ist nach DIN ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Zugriff auf Server und Daten hat ausschließlich appac – kein Managed-Hosting-Dienstleister und kein Anbieter aus einem Drittland.
Wie setzt appac die DSGVO um?
Sie erhalten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Im System stellen Sie Löschfristen je Datenart ein, erteilen Auskünfte per Export und verwalten Einwilligungen. Die Ausleihhistorie wird nur gespeichert, wenn Leser:innen das wünschen.
Ist appac nach ISO 27001 zertifiziert?
Das Rechenzentrum, in dem appac läuft, ist es: Die Hetzner Online GmbH ist nach DIN ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert (Zertifikat). Unsere Server betreiben wir nach den Standards des BSI. Für appac selbst bauen wir ein ISMS nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz auf – vom Sicherheitskonzept über ein Testat zum eigenen Zertifikat. Bis dahin legen wir Ihnen Sicherheitskonzept, TOMs und Prüfberichte offen.
Was passiert, wenn appac ausfällt?
Wir sichern vertraglich 99,9 % Verfügbarkeit zu. Gesichert wird alle zwei Stunden, dazu kommt ein separates Ausfall-Backup – im Ernstfall gehen also höchstens zwei Stunden Daten verloren (RPO), der Wiederanlauf erfolgt innerhalb von vier Stunden (RTO). Störungen sehen Sie auf unserer Status-Seite. Fällt nur Ihr eigenes Netz aus, verbuchen Sie an der Theke offline weiter.
Müssen wir für Updates schließen?
Nein. Updates spielen wir ohne Ausfall ein. Geplante Wartungen kündigen wir mindestens eine Woche vorher an und legen sie außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Zu jeder Version gibt es Release Notes.
Vom Altsystem zu appac
Aus welchen Systemen können wir wechseln?
Wir übernehmen Daten unter anderem aus SISIS-SunRise, BIBLIOTHECAplus und BIBLIOTHECAnext, BIBDIA, WinBIAP, Koha und aDIS/BMS. Grundlage sind Standardformate wie MARC21 und strukturierte Exporte Ihres bisherigen Systems.
Wie lange dauert ein Wechsel?
Als Richtwert drei bis sechs Monate vom Projektstart bis zum Go-live – abhängig von Größe, Altsystem und Schnittstellen. Dazu gehören eine Testmigration mit Ihren echten Daten, Schulungen, ein Parallelbetrieb und ein fester Go-live-Termin.
Werden offene Ausleihen, Vormerkungen und Gebühren übernommen?
Ja. Wir übernehmen Benutzerkonten, Titel und Exemplare, offene Ausleihen, Vormerkungen und Gebühren, damit Ihre Leser:innen vom Wechsel möglichst wenig merken. Was übernommen wird, legen wir gemeinsam fest – historische Ausleihdaten zum Beispiel nur, wenn das zulässig und gewünscht ist.
Preise, Laufzeit und Beschaffung
Was kostet appac?
Der Betrieb kostet je nach Tarif ab 129 € im Monat (Start, bis 15.000 Medien), Einrichtung und Migration einmalig ab 990 € als Festpreis – jeweils netto zzgl. USt. Updates, Support, Bürger-App und beliebig viele Leser:innen sind enthalten.
Wie lange binden wir uns?
Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate, danach ist der Vertrag jährlich mit drei Monaten Frist kündbar. Es gibt keine Kündigungsgebühren.
Können wir appac über eine Ausschreibung beschaffen?
Ja. Wir bieten auf Grundlage der EVB-IT Cloud an, füllen Ihre Erfüllungsmatrix aus und stellen die Unterlagen zu Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit bereit, die Vergabestellen üblicherweise anfordern.
Kommen wir jederzeit an unsere Daten?
Ja. Sie exportieren Ihre Daten selbst und vollständig – als MARC21, CSV, XML oder JSON. Das gilt während der Laufzeit genauso wie am Vertragsende und kostet nichts extra.
Die App für Ihre Leser:innen
Was können Leser:innen mit der App tun?
Im Katalog suchen – mit E-Medien von Onleihe, OverDrive oder filmfriend in derselben Trefferliste –, Medien vormerken und verlängern, das Konto einsehen, Gebühren online bezahlen und den digitalen Ausweis an der Theke oder am Selbstverbucher vorzeigen. Dazu kommen Merkliste und Erinnerungen vor Ablauf der Leihfrist.
Erscheint die App mit unserem Logo und unseren Farben?
Ja. Logo, Farben und Name Ihrer Bibliothek sind in allen Tarifen enthalten. Auf Wunsch veröffentlichen wir die App zusätzlich als eigenen Eintrag unter Ihrem Namen im App Store und bei Google Play.
Können Leser:innen per SMS benachrichtigt werden?
Ja, als Zusatzmodul: zusätzlich zu E-Mail, App-Push und Brief, etwa wenn eine Vormerkung abholbereit ist oder die Leihfrist endet. Für Ihre Leser:innen ist das kostenlos; Ihre Bibliothek zahlt 0,12 € je SMS nach Verbrauch und legt ein Monatslimit fest. Förmliche Mahnungen gehen weiter per E-Mail oder Brief.
Ist die App barrierefrei?
Die Bürger-App und der Web-OPAC werden nach WCAG 2.1 Level AA entwickelt und orientieren sich an BITV 2.0 und EN 301 549 – mit Unterstützung für Screenreader, großer Schrift, ausreichenden Kontrasten und Bedienung ohne Maus. Deutsch und Englisch sind enthalten.
Ihre Frage war nicht dabei?
Fragen Sie uns direkt – im persönlichen Gespräch oder per E-Mail an hallo@appac.app. Oder sehen Sie sich appac gleich selbst an.